Организации могут передавать документы в Государственный архив Республики Татарстан через личный кабинет. Сервис поддерживает два разных порядка: доставку обязательного экземпляра и передачу документов для комплектования Архивного фонда. Выберите основание передачи, создайте коллекцию, опишите материалы и направьте их на проверку сотрудникам архива.
Выберите вид передачи
Обязательный экземпляр
Для производителей документов, на которых законодательством возложена обязанность передать обязательный экземпляр. В личном кабинете предусмотрены направления для печатной и аудиовизуальной продукции, научно-проектной и проектной документации, а также материалов, созданных при государственной поддержке Республики Татарстан.
Выбор направления в системе помогает сформировать передачу, но не заменяет определение обязанности по закону.
Передать обязательный экземплярАрхивный фонд
Для организаций и владельцев документов, которые передают материалы на рассмотрение для комплектования Архивного фонда. Это могут быть фото-, кино-, видео- и фонодокументы, документы организаций и другие материалы, имеющие историческое, научное, социальное или культурное значение.
Решение о приеме и составе передаваемых документов принимает архив по результатам рассмотрения.
Предложить материалы архивуЧто можно сделать в личном кабинете
- Зарегистрировать организацию. Укажите сведения об организации и дождитесь их подтверждения сотрудником архива.
- Принять условия передачи. После этого в личном кабинете откроется рабочее пространство поставщика.
- Создать коллекцию. Выберите вид передачи и направление, объедините документы одной поставки.
- Описать материалы. Для каждого документа выберите вид, заполните доступные поля и приложите файлы.
- Передать на проверку. Система фиксирует отправленную редакцию; во время проверки она доступна для чтения.
- Получить замечания и исправить материалы. История согласования и комментарии архива сохраняются в карточке, после доработки можно передать новую редакцию.
- Сформировать учетные документы. По завершенной передаче система позволяет подготовить опись и предусмотренные процедурой результаты приема.
Важно: поля и проверки личного кабинета помогают подготовить комплект, но требования к составу, срокам, количеству экземпляров и формату определяются применимым нормативным актом и указаниями архива для конкретного вида документов.
Обязательный экземпляр: официальная информация
Обязательный экземпляр передается безвозмездно в случаях, установленных федеральным законодательством и законодательством Республики Татарстан. Такой порядок обеспечивает государственный учет и сохранность документов, выпущенных или произведенных на территории республики, а также их использование в предусмотренных законом целях.
«Бюджет РТ» — отдельное направление личного кабинета для передачи материалов, созданных при государственной поддержке Республики Татарстан. Оно выбирается внутри вида передачи «Обязательный экземпляр» и не смешивается с передачей документов Архивного фонда.
Для аудиовизуальной продукции действует специальный порядок, утвержденный постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 3 октября 2012 года № 823, с изменениями № 467 от 27 июня 2015 года, № 903 от 7 декабря 2016 года и № 602 от 26 июля 2018 года.
Для научно-проектной документации по сохранению объектов культурного наследия и проектной документации действует порядок, утвержденный постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 27 декабря 2017 года № 1050. В 2024 году он обновлен постановлением № 841 от 30 сентября 2024 года.
Комплектование Архивного фонда
Передача документов для комплектования Архивного фонда — отдельный порядок, регулируемый законодательством об архивном деле. Архив рассматривает происхождение, содержание, сохранность и ценность материалов, определяет состав приема и согласует дальнейшее оформление с передающей стороной.
Если вы не уверены, к какому виду относится передача, не создавайте несколько одинаковых коллекций. Подготовьте краткое описание материалов и свяжитесь с архивом: сотрудники помогут выбрать правильное направление.
Нормативные документы
Федеральный закон от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»Закон Республики Татарстан от 18 января 2005 года № 5-ЗРТ «Об обязательном экземпляре документов Республики Татарстан»; изменения от 12 апреля 2024 года № 19-ЗРТПорядок представления обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции — постановление Кабинета Министров Республики Татарстан от 3 октября 2012 года № 823Порядок доставки обязательного экземпляра научно-проектной и проектной документации — постановление Кабинета Министров Республики Татарстан от 27 декабря 2017 года № 1050, с изменениями от 30 сентября 2024 года № 841Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Закон Республики Татарстан от 20 июля 2017 года № 63-ЗРТ «Об архивном деле в Республике Татарстан»Нормативно-правовые документы Республики Татарстан на официальном сайте Государственного архиваПередача на физическом носителе
До отправки или личной доставки согласуйте с архивом состав комплекта, допустимый носитель, упаковку и способ передачи. Основной адрес Государственного архива Республики Татарстан: 422624, Республика Татарстан, Лаишевский район, с. Столбище, ул. Советская, 277.
Телефон: +7 (843) 221-48-60. Электронная почта: prm.gart@tatar.ru.
Все контакты архива